- 一定不要空白标题，一方面这是最失礼的，另一方面不利于收件人关注到你的邮件。
- 无论正文多少，正文一定要写，不要把你要表达的内容放在主题上。
- 一定要注明发件人，尤其是在这个火星文、网名泛滥的时代。
- 如果是重要邮件，尤其是需要对方回复的。开头第一段直接表明该邮件目的哈。This email is to… 或者 I am writing to … 等。
- 如果是第一次发邮件给某人，在表明邮件目的前（目的仍必须放在第一段）可以加一句简单的自我介绍，一般不用加自己姓名，不加自己任何title，因为最后有落款。可以简单说，我从哪里或是谁那里认识你的。比如：I am xx, the one who talked to you at last week’s xx conference.
- 一般邮件中，第一次提到某个中间人的时候用正式称谓，比如，Mr. Mingzhao Li；后面为表示关系熟悉或亲近，直接用Mingzhao就可以了哈。比如，给Henry邮件第二段直接用Mingzhao就可以了。
- 大部分英文缩写，尤其是跟第三人称或代词相关的缩写，比如it’s, I’m, that’s, don’t… 都是口语化的，不在正式文章或正式邮件中出现，用全称I am, do not等。但etc. i.e.等这些可以用，并提倡用。b.t.w, asap, cc属于常用邮件缩略语，当然可以用，但不用再正式英文写作中。
- Thank you for your time放到邮件最后，不放在开头。
- Prof. + first name, Dr. + first name (这是中国人写英文邮件的大错), 正确的是： Prof. Family Name / Dr. Family Name, 比如我们给 Nikos Mamoulis 教授写邮件， 写成 Prof. Nikos就是错的，Prof. Mamoulis 是对的 （英文中，名在前面，在在后面）, 正如我们给老板写邮件一般会用“Prof. Zhu” 而不是 “Prof. Min”
- 写收件人、抄送人时根据对方的职位高低、与项目的相关程度来安排排列顺序。
如果邮件中包含附件、一定要在正文中注明。
给人回复邮件的时候至少写10个字，以示对他人的重视。