书写邮件的一些注意事项

  1. 一定不要空白标题,一方面这是最失礼的,另一方面不利于收件人关注到你的邮件。
  2. 无论正文多少,正文一定要写,不要把你要表达的内容放在主题上。
  3. 一定要注明发件人,尤其是在这个火星文、网名泛滥的时代。
  4. 如果是重要邮件,尤其是需要对方回复的。开头第一段直接表明该邮件目的哈。This email is to… 或者 I am writing to … 等。
  5. 如果是第一次发邮件给某人,在表明邮件目的前(目的仍必须放在第一段)可以加一句简单的自我介绍,一般不用加自己姓名,不加自己任何title,因为最后有落款。可以简单说,我从哪里或是谁那里认识你的。比如:I am xx, the one who talked to you at last week’s xx conference.
  6. 一般邮件中,第一次提到某个中间人的时候用正式称谓,比如,Mr. Mingzhao Li;后面为表示关系熟悉或亲近,直接用Mingzhao就可以了哈。比如,给Henry邮件第二段直接用Mingzhao就可以了。
  7. 大部分英文缩写,尤其是跟第三人称或代词相关的缩写,比如it’s, I’m, that’s, don’t… 都是口语化的,不在正式文章或正式邮件中出现,用全称I am, do not等。但etc. i.e.等这些可以用,并提倡用。b.t.w, asap, cc属于常用邮件缩略语,当然可以用,但不用再正式英文写作中。
  8. Thank you for your time放到邮件最后,不放在开头。
  9. Prof. + first name, Dr. + first name (这是中国人写英文邮件的大错), 正确的是: Prof. Family Name / Dr. Family Name, 比如我们给 Nikos Mamoulis 教授写邮件, 写成 Prof. Nikos就是错的,Prof. Mamoulis 是对的 (英文中,名在前面,在在后面), 正如我们给老板写邮件一般会用“Prof. Zhu” 而不是 “Prof. Min”
  10. 写收件人、抄送人时根据对方的职位高低、与项目的相关程度来安排排列顺序。

如果邮件中包含附件、一定要在正文中注明。

给人回复邮件的时候至少写10个字,以示对他人的重视。

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